รีวิว Trello ตัวช่วยจัดระเบียบงานให้เป็นระบบ ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1.9K

รีวิว Trello (เทรลโล่) ตัวช่วยจัดระเบียบงานให้เป็นระบบ ใครที่กำลังตามหาแอปที่ช่วยจัดการงานที่แสนวุ่นวายให้กลายเป็นระเบียบได้ บอกเลยว่า แอป Trello เอาอยู่

รีวิว Trello เทรลโล่ เลือกอ่านหัวข้อที่ต้องการ

รีวิว Trello ทำความรู้จักกับ Trello ให้มากขึ้น

รีวิว Trello
Trello นำแนวคิดการจัดการแบบ Kanban Board มาใช้งาน

Trello เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการสำหรับ Project หรืองานต่าง ๆ โดยมีแนวคิดมาจาก Kanban Board ที่มาจากกระดานแล้วมีการแบ่งเป็นช่องคอลัมน์ต่าง ๆ ในแต่ละคอลัมน์ก็อาจมีกระดาษโพสต์อิท ระบุสิ่งที่เราต้องทำเป็น Task ย่อย ๆ ได้ และสามารถเคลื่อนย้ายโพสต์อิทไปยังคอลัมน์อื่นได้เมื่องานถึงขั้นตอนอื่น ๆ ที่เราวางเอาไว้

ซึ่ง Trello นั้นได้นำแนวคิดของ Kanban Board มาใช้ในรูปของเว็บไซต์และแอปพลิเคชัน ทำให้เราจัดการงานที่เป็นโครงการที่มีความซับซ้อนได้ดี เหมาะกับทั้งการทำงานคนเดียวและการทำงานเป็นกลุ่มได้ดี เพื่อให้รู้ว่างานที่ทำไปนั้นอยู่ในขั้นตอนใด และแน่นอนว่า rabbitor.net จะมารีวิวการใช้งาน Trello จริงให้ดูกัน ซึ่งที่เราจะรีวิวกันในบทความนี้เป็นแพลนแบบฟรี ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ

โครงสร้างของ Trello

เรามารู้จักโครงสร้างของ Trello กันก่อนว่ามีอะไรบ้าง ทำให้การใช้งานจริง เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการหรืองานของเราได้อย่างคล่องตัว

Workspace เป็นโครงสร้างใหญ่ที่สุดของ Trello

รีวิว Trello
Workspace นับว่าเป็นพื้นที่ครอบคลุมสุด ปรับแต่งเกี่ยวกับ Workspace ได้เลย

โครงสร้างใหญ่สุดของ Trello คือส่วนของ Work Space ซึ่งเราสามารถกำหนดเองได้ว่า Workspace นี้เป็นอะไรเป็นโครงการไหน หรือถ้าเป็นองค์กร อาจจะเป็นของแผนกไหน ก็สามารถทำได้ ในส่วนของสมาชิกที่เข้าร่วม Workspace นี้ไม่จำกัดจำนวนคนด้วย ทำให้ Trello ค่อนข้างเหมาะมากกับการใช้งานรูปแบบการทำงานเป็นทีมแบบหลายคน ถึงแม้จะเป็นเวอร์ชันฟรีก็ตาม

โดยเราสามารถสร้าง Workspace เพิ่มได้อีก ถ้ารู้สึกว่าที่มีอยู่ยังไม่ตอบโจทย์ หรือต้องการสมาชิกทีมงานที่ต่างกันออกไป ก็สามารถสร้าง Workspace ได้ทันที แนะนำเลยว่า Workspace เราใช้ในกับองค์กรก็อาจแบ่งเป็นแผนกได้ แต่ถ้าเราใช้ส่วนตัวอาจจะเป็นแต่ละธุรกิจที่เราทำก็เข้าท่าอยู่ เพื่อแยกออกจากกันให้ชัดเจน

Board หน่วยย่อยลงมา เหมาะกับการแยกเป็นแต่ละโครงการ

รีวิว Trello
ลักษณะของบอรฺดโดยรวม และเราตั้งค่ากำหนดว่าจะให้ใครเข้าร่วม Board นั้น ๆ หรือไม่ก็ได้

Board จะเป็นหน่วยที่เล็กกว่า Workspace ซึ่งเราสามารถสร้างจำนวน Board ได้สูงสุดจำนวน 10 Boards ด้วยกันสำหรับเวอร์ชันฟรี แน่นอนว่าก็เกินพอกับการใช้งานโดยทั่วไป โดยเราสามารถตั้งชื่อบอร์ดได้ตามที่เราต้องการ เมื่อเข้ามาใน Board เราสามารถดูด้านซ้ายมือจะเป็น Navigator เพื่อสลับ Workspace หรือ Board อื่น ๆ ได้ง่าย และถ้าเรามีบอร์ดจำนวนมาก แล้วรู้สึกหลง หาบอร์ดไม่เจอ ก็ติดดาวบอร์ดที่เราใช้งานบ่อยได้ด้วย

ถ้าใครหลายคนกังวลเรื่อง Privacy เพื่อกำหนดคนให้ใช้งานหรือคนที่เห็นบอร์ดได้ ก็จะมีให้ตั้งค่า Privacy ได้ ทั้งหมด 4 แบบ ด้วยกัน

  • Private เฉพาะคนที่ได้รับเชิญเท่านั้น
    นับว่าเป็นหน่วยเล็กสุด เป็น Private เห็นและใช้งานได้เฉพาะคนสร้าง Board นี้เท่านั้น และเราจำเป็นที่จะต้องค่อย ๆ ชวนทีละคน โดยชวนเป็นอีเมลที่ใช้การสมัคร Trello หรือจะเป็นชื่อยูสเซอร์ก็ได้
  • ให้เห็นได้เฉพาะคนใน Workspace
    สำหรับคนที่เชิญสมาชิกมาอยู่ใน Workspace แล้วอยากให้เห็น Board นี้ก็เลือกตรงนี้ได้เลย ไม่จำเป็นที่จะต้องมาเพิ่ม User ทีละคนในแต่ละบอร์ดอีกต่อไป ค่อนข้างสะดวกมาก โดยปกติค่า Default ตั้งต้นจะเริ่มให้เห็นและใช้งานโดยบุคคลใน Workspace
  • เห็นทั้ง Organization
    ฟังก์ชันนี้เฉพาะกลุ่มองค์กรที่ใช้ Trello แพลนสำหรับองค์กรเท่านั้น ให้ทั้งบอร์ดนี้เห็นได้ทั้งองค์กร แต่ผผู้ใช้งานแบบฟรีอย่างเราไม่สามารถใช้งานได้
  • แบบ Public หรือเปิดเป็นสาธารณะไปเลย
    แบบสุดท้ายคือเปิดให้คนทั่วไป รวมไปถึง Google สามารถค้นเจอบอร์ดนี้ได้ด้วย ซึ่งคนที่เข้ามาจะดูได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้นไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขอะไรได้ แน่นอนว่าถ้าเราต้องการให้บอร์ดนี้เป็นความลับ ใช้งานเฉพาะคนที่ได้รับเชิญเท่านั้น หรือเป็นงานสำคัญ ก็ไม่ควรเปิด ยกเว้นแต่ว่า เรานำไปประยุกต์กับการใช้งานอื่น ๆ ที่ไม่ต้องห่วงเรื่อง Privacy หรือจะทำเป็น Display เพื่อโชว์ผลงาน การเปิดแบบ Public ก็น่าสนใจไม่น้อย

ระดับของสมาชิกของในบอร์ดนั้นมี 2 แบบ ด้วยกันคือ Admin ที่สามารถตั้งค่าของ Board และชวนยูสเซอร์อื่นเข้ามาบอร์ดได้ และสมาชิกระดับปกติที่ดำเนินการของ Board ได้ตามปกติแต่แค่ว่าไม่สามารถชวนยูสเซอร์อื่น หรือแก้ไขการตั้งค่าของบอร์ดได้นั่นเอง

List หรือคอลัมน์ ที่แบ่งเป็นระบบ

รีวิว Trello
เราสามารถปรับ List เองได้ ตามขั้นตอนที่ทำงานจริง

ตัว List ค่อนข้างสำคัญมาก ถ้าเทียบกับ Kanban Board คือส่วนที่เป็นเส้นแบ่งว่า Process งานอยู่ตรงไหนแล้ว โดยเราสร้างตัว List ได้เยอะ ขึ้นอยู่กับว่าเราจะมาประยุกต์ใช้กับงานของเราได้อย่างไร อย่างในตัวอย่างของ rabbitor.net เอง เนื่องจากทำเกี่ยวกับ Content เป็นหลัก ดังนั้นจึงแบ่งเป็น 4 Lists ใหญ่ ๆ ด้วยกัน เช่น

  • Idea Content เริ่มจากการคิดไอเดียก่อนว่าจะเขียนเกี่ยวกับอะไร
  • Content บทความ ถัดมาจะเป็นเริ่มของการเขียนบทความ
  • Artworks เป็นส่วนของรูปภาพต่าง ๆ ในการประกอบบทความ และลง Social Media
  • Published สุดท้ายคือการเผยแพร่เรียบร้อยแล้ว

ถ้าคุณทำงานเป็น Content Creator ก็สามารถนำส่วนนี้ไปประยุกต์ใช้งานได้ หรือถ้าเป็นงานส่วนตัวแบบง่ายที่สุดคือการแบ่ง To do, Doing, Done แค่ 3 อย่างแบบง่ายที่สุด หรือถ้าเป็นงานอื่น ๆ ก็สามารถปรับแต่งได้ตามขั้นตอนของ Process งานนั้น ๆ

ทริกในการประยุกต์ใช้งาน List โดยส่วนมากแล้วขั้นตอนการทำงานนั้นมักจะไม่ค่อยเปลี่ยน ทำให้การตั้งชื่อ List เป็นขั้นตอนนั้นไม่ยาก ทั่วไปแล้วมักจะเรียงจากซ้ายมือไปขวามือเป็นหลัก แล้วการเลื่อนการ์ด (Card) จะเป็นไปตามขั้นตอนของแต่ละ List ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้ก็ได้ ก็ขึ้นอยู่กับเราออกแบบ List เป็นหลัก เพราะงานแต่ละอย่างนั้นมี Process ที่แตกต่างกันออกไป ในแต่ละ Board นั้น List ก็ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันก็ได้

Card หรือการ์ด ใส่งานแต่ละชิ้นลงในการ์ด พร้อมขยับข้าม List ได้

Trello รีวิว
ฟังก์ชันใน Card มีเยอะ ไม่ว่าจะเป็นแนบไฟล์ สร้างเช็คลิสต์ เพิ่ม Labels ใส่ Deadline

หน่วยย่อยสุดของ Trello นั่นคือ Card โดยเราสามารถสร้างการ์ดได้ไม่จำกัด และยังสามารถเคลื่อนย้ายการ์ดได้ทั้งแนวดิ่ง คืออยู่ใน List เดียวกัน ขยับขึ้นลงเพื่อปรับตำแหน่งตามลำดับความสำคัญว่า Card ไหนควรทำก่อนหลังได้ หรือต้องการขยับ Card ในแนวราบ คือการขยับข้าม List นั่นหมายถึงงานของในการ์ดนั้น ถึงขั้นตอนต่อไปแล้ว ด้วยวิธีง่าย ๆ แบบนี้เอง ทำให้การจัดการงานแต่ละโครงการดีขึ้นมาก

แต่พิเศษไปกว่านั้นคือในแต่ละ Card เราสามารถเพิ่มความพิเศษ และมีฟีเจอร์อื่น ๆ ด้วย เช่น

หัวข้อและเพิ่มรายละเอียด Description

สำหรับงานในแต่ละ Card เราสามารถระบุรายละเอียดลงไปได้เลยว่าการ์ดนี้เกี่ยวข้องกับอะไร ทำให้อ่านเจอปุ๊บก็สามารถรู้ได้ทันที ซึ่งในตัวอย่างนั้นเป็นลักษณะงานของการผลิตคอนเทนต์บทความ เราอาจเพิ่มรายละเอียดปลีกย่อยลงไปได้อีกว่าต้องการเขียนหัวข้ออะไรบ้าง มีเน้นตรงไหน หรือจะเขียนบทความตรง ๆ ไปเลยก็ได้ (แต่ส่วนตัวแนบไฟล์ Doc โอเคกว่า)

เพิ่มผู้รับผิดชอบ Members ของแต่ละ Card ได้ และยังเพิ่มเป็นตัวเองเป็น Watch ได้ด้วย

แน่นอนว่าถึงแม้จะใช้บอร์ดเดียวกัน แต่หน้าที่ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน การที่เราเพิ่มระบุ Members ลงไปของการ์ดนี้ ก็จะทำให้รู้ว่าสมาชิกไหนบ้างที่มีส่วนรับผิดชอบ และมีอีกฟีเจอร์หนึ่งนั่นคือ Watch ก็เหมือนกับเราจับตามองห่าง ๆ ทำให้มีการแจ้งเตือนเราทุกครั้งที่ Card นั้นเกิดการเปลี่ยนแปลง เช่นมีการเพิ่มข้อมูล โยกย้ายการ์ด หรือมีการคอมเมนต์เพิ่มเติม

แยกหมวดหมู่ด้วย Label เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

สำหรับงานใครที่ดูซับซ้อน ก็มี Label ที่เราสามารถสร้างเองได้ กำหนดสีได้เห็นได้ง่ายขึ้น อย่างในตัวอย่างก็จะเป็น Label ที่แยกออกเป็นบทความ / Post Facebook / Post Instagram ถึงแม้จะเป็นงานชิ้นเดียวกัน เราก็สามารถแยกออกมาแต่ละการ์ดได้เลยไม่ให้ปนกัน

มีงานแยกย่อยงั้นเหรอ ไม่เป็นไร เพราะมี Checklist

Checklist คืออีกองค์ประกอบสำคัญมากที่จะช่วยให้งานสำเร็จ เนื่องจากในการ์ดหนึ่งนั้น ย่อมมีงานแยกย่อยอยู่ การทำเช็คลิสต์ทำให้เรารู้ว่า ควรจะทำอะไรก่อนหลัง และมีรายละเอียดดีเทลอะไรที่ต้องจัดการบ้าง เราสามารถเพิ่มเช็คลิสต์ใหญ่ ๆ พร้อมกับเช็คลิสต์ย่อยได้เลย ไม่พอ ยังสามารถเมนชั่นหรือแท็กชื่อของคนที่ต้องรับผิดชอบส่วนเช็คลิสต์นั้นได้อีก ทำเสร็จแล้วค่อยขีดฆ่าทีละเช็คลิสต์ออกไป ทำให้รู้สึกดีไม่น้อยทีเดียว

Deadline ก็มี ระบุวันเวลาได้เลย

งานนี้จะต้องเสร็จเมื่อไรกันนะ แน่นอนว่าถ้าเราไม่ระบุเวลาอาจเป็นปัญหาได้ทำให้งานเสร็จไม่ทันเวลา หรือเกิดการลืมงานได้ ดังนั้นเราก็ระบุวันที่และเวลาที่เป็น Deadline ได้เลย หรือถ้าอยากให้ละเอียดกว่านั้นระบุวันเวลาการเงินงานทำได้อีก รวมไปถึงการแจ้งเตือนก่อนที่จะถึง Deadline ได้ เช่นแจ้งเตือนก่อน 1 วัน หรือก่อนหน้านั้นหลักนาทีก็ย่อมได้

แนบไฟล์ก็ได้ อยากแนบอะไรก็แนบ

อันนี้ก็ถือว่าเป็นจุดเด่นเลย ทำให้เราแนบไฟล์ขนาดพอเหมาะได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสารต่าง ๆ ไฟล์ PDF ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอก็ได้ แต่ว่าถ้าเป็นเวอร์ชันฟรีของ Trello จะถูกจำกัดได้เพียง 10 MB ต่อไฟล์เท่านั้น ถ้าต้องการแนบไฟล์ที่ใหญ่กว่านี้ ก็จำเป็นที่จะต้องอัปเกรดแพลน จะได้สูงสุดที่ 250 MB ต่อไฟล์ แต่ข้อดีของ Trello อีกอย่างคือ ไม่ว่าจะเป็นแพลนไหน ๆ ก็ไม่มีการจำกัดขนาดของ Storage ทั้งหมดของบัญชีนั้น ๆ

หรือถ้าต้องการแนบไฟล์จาก Google Drive, Dropbox, OneDrive หรือ Box ก็สามารถทำได้ไม่ยาก อันนี้ก็แค่แนบลิงก์ได้เลย

เพิ่มภาพ Cover ของ Card นั้น ๆ ได้อีก

สำหรับใครที่ต้องการจุดเด่นที่เห็นได้ชัด ให้รู้ว่า Card นั้น ๆ เกี่ยวกับอะไร เราก็สามารถเพิ่มภาพ Cover ได้ จะใช้ภาพ Cover จากที่ระบบแนะนำมาให้ หรือจะอัพโหลดภาพเองก็ได้ ส่วนตัวเวลาทำคอนเทนต์ก็มักจะเอารูปงานนั้นจริง ๆ มาทำเป็นปก เพื่อที่จะให้รู้ว่า Card นั้น เกี่ยวกับอะไร เป็นคอนเทนต์ไหน จะได้รู้ได้ทันที

รีวิว Trello ฟีเจอร์ที่แนะนำว่าควรใช้งานคือ Automation

รีวิว เทรลโล่
ระบบ Automation ทำให้เราใช้งาน Trello ง่ายขึ้น

Trello มีฟังก์ชั่นที่เป็นระบบ Automation ที่จะช่วยลดระยะเวลาการทำงานได้มาก ซึ่ง Automation คือระบบที่เราตั้งค่าล่วงหน้าไว้ ถ้ามีการกระทำผ่าน Trigger ใด ๆ ก็จะทำให้เกิดสิ่งที่เราตั้งค่าไว้ได้ ซึ่งถึงแม้ว่าเราจะใช้ Trello แบบฟรี เราก็ยังสามารถใช้งาน Automation ได้ คือดีมาก โดยจะแบ่งออกเป็น 3 แบบ ใหญ่ด้วยกัน

  • Rules ตั้งค่าไว้ถ้าเกิด Trigger ใด ก็จะทำให้ผลตามมา
  • Buttons สร้างปุ่มไว้เพียงปุ่มเดียว แต่กดแล้วเรียกที่เราตั้งค่าไว้มาทั้งหมด
  • Email Reports สร้างรีพอร์ตในรูปแบบทางอีเมล

ซึ่งทาง rabbitor นั้นชอบใช้แบบ Rules และ Buttons มาก แบบ Rules เช่นการที่ถ้าเราย้าย Card มายัง List Content บทความ ก็จะเพิ่มส่วนที่เป็น Due Date ในทันที เช่นจะเป็น 1 ชั่วโมง, 1 วัน,  7 วัน ขึ้นอยู่กับว่าเราจะตั้งค่า ส่วนแบบ Buttons ก็อาจเป็นการเพิ่มเช็คลิสต์ กดแค่ปุ่มเดียว เช็คลิสต์ก็มาทั้งหมด ไม่ต้องมาสร้างซ้ำ ๆ อีกต่อไป ดีจริง

Trello สามารถใช้งานบนแพลตฟอร์มไหนได้บ้าง

เทรลโล่
ใช้งานได้หลากหลาย ทั้งบนเว็บ บนแอพ iOS และ Android หรือบนเดสก์ท็อปก็ได้

Trello เป็นบริการที่ยืดหยุ่นสามารถใช้งานได้หลายแพลตฟอร์มด้วยกัน งานที่สุดคือเข้าเว็บไซต์ Trello.com ส่วนบนมือถือหรือแท็บเล็ตก็สามารถติดตั้งแอป Trello ได้ รองรับทั้ง iOS และ Android สุดท้ายการใช้งานบน Desktop ก็สามารถดาวน์โหลดได้ที่ Microsoft Store หรือ App Store

รีวิว Trello เอาไปปรับใช้กับอะไรได้บ้าง และเหมาะกับใคร

การนำ Trello ไปประยุกต์ใช้งานบอกได้เลยว่าเหมาะกับงานที่เป็นโครงการ และมีโครงการย่อย ๆ หลายงานที่ต้องประกอบกัน ทำให้เรารู้ Workflow ว่างานตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว การดำเนินงานเป็นอย่างไร และยังสามารถทำงานร่วมกันเป็นทีมได้อีก จะกำหนดงานของ Card นี้ให้ใคร ต้องมีใครช่วยบ้าง การทำงานเป็นทีมนับว่าเป็นหัวใจสำคัญมากทีเดียว ทำให้เทรลโล่เป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานแบบกลุ่มได้ดีและมีประสิทธิภาพ

เหมาะกับใครนั้น จริง ๆ เหมาะกับงานหลายแขนง เช่นถ้าเป็นคุณเป็นคอนเทนต์ครีเอเตอร์ ก็สามารถนำมาปรับใช้งานได้ว่าจะแพลนลงคอนเทนต์เมื่อไร คอนเทนต์นี้เกี่ยวกับอะไร มีรายละเอียดอย่างไร หรือถ้าคุณทำสื่อสารองค์กร หรือการตลาดในบริษัท ก็นำไปปรับใช้งานได้ รับงานจากลูกค้ามา อยากให้ลูกค้าเห็นความคืบหน้าของงาน ถ้าลูกค้าใช้งาน Trello อยู่แล้วก็ชวนลูกค้าเข้ามาอยู่ใน Board เดียวกันก็ยังได้ ซึ่ง Board เหล่านี้ก็จะคงอยู่ถาวร ไม่มีการลบหายไปไหน ทำให้เราค้นหาไฟล์เก่า ๆ หรือ Card ที่เคยทำมาแล้วได้ด้วย

rabbitor.net

ติดตาม Social Media และเว็บไซต์ในเครือได้ที่นี่
Close
💚 เลือกหัวข้อที่ต้องการอ่านได้เลย! เจอคอนเทนต์ที่ถูกใจอ่านจบแล้ว แชร์ให้ด้วยนะ💚
Close

ติดตาม Social Media ของเราได้ที่